Автоматизация платежного календаря

Подробности

Опубликовано 29.06.2014 22:23

Для нормального функционирования любого предприятия необходимо вести платежный календарь. Он нужен в первую очередь для руководителей высшего звена, работников финансовой сфера и самим собственникам бизнеса. Этот инструмент позволяет быстро спланировать все передвижения денежных средств на предприятии в небольшой перспективе: день, неделя, месяц.

Какие задачи решает платежный календарь?

• Борьба с кассовыми разрывами. Благодаря финансовому календарю, руководители компании могут спрогнозировать кассовые разрывы и заранее исключить те ситуации, при которых нужно будет платить, а на счетах не будет необходимой суммы.
• Исключение человеческого фактора: забыл, недосмотрел, потерял и так далее.
• Контроль ликвидности предприятия.
• Возможность предоставления информации в режиме реального времени. Платежный календарь носит в себе важную финансовую информацию, доступ к которой должен быть мгновенным.
• Следить за расходованием денежных средств. Необходимо контролировать каждый платеж и проверять, входит ли он в текущие рамки бюджета. Безусловно, есть исключения и непредвиденные ситуации, когда нужно потратить больше, нежели ожидалось, но происходят они не часто.

Современные технологии дарят любому бизнесу большие перспективы и возможности. Глупо вручную составлять календарь платежей, тратить время на обработку и анализ информации, если есть специальное программное обеспечение. Оно работает оперативно, точно и не допускает ошибок. После того, как финансовый календарь прошел автоматизацию, единственная задача сотрудников – следить за его исполнением.

Внедрение платежного календаря

Существует несколько основных этапов, позволяющих создать финансовый календарь:

1. Подготовительный этап, выполняемый в границах бюджетирования – сформировать плановые данные.
2. Определить лимиты, с помощью которых будет проверятся возможность выплат и поступлений. Это различные аналитики: договоры, контрагенты, статья ДДС, источник ДДС.
3. Создать систему, которая будет формировать реестр заявок и платежей.
4. Назначить ответственных за построение платежного календаря.
5. Документальное оформление и автоматизация бизнес-процесса.

Безусловно, на каждом предприятии есть свои особенности и многие из них частично используют платежный календарь, но данная структура является основой. Чтобы оперативно контролировать все денежные потоки, необходимо автоматизировать определенные бизнес-процессы. Делается это с помощью соответствующего программного обеспечения. Одни из главных ее задач: создание электронных учетных документов (заявки на оплату, реестры) и формирование электронной отчетности для контроля выполнения платежей. Современное программное обеспечение также позволяет разграничивать право доступа к финансовому календарю, в зависимости от уровня ответственности сотрудника на предприятии.

Статья подготовлена и написана по материалам сайта http://www.finprosoft.ru/.